Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel
trägt durch Forschung, Lehre und Wissenstransfer zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit auf den Gebieten Gesundheit, Umwelt und Kultur im Wandel, Ernährung und Energie bei. So sichert sie den Frieden und erhält die Lebensgrundlage zukünftiger Generationen.
Das Präsidium der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Stabsstelle Präsidialbereich eine
Assistenz (m/w/d) für das Präsidium
Einrichtung:
Stabsstelle Präsidialbereich
Dr. Solveig Randhahn
Tel. 0431 880 3010
Christian-Albrechts-Platz 4
24118 Kiel
Umfang:
38,7 Stunden (100%).
Vergütung:
bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L
(bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
Besetzungszeitraum:
zum nächstmöglichen Termin
unbefristet
Bewerbungsfrist:
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben in den Büros der Vizepräsident*innen (insb. Koordination von Terminen, Post/Emails, Begleitung von Gesprächen/Sitzungen, Dienstreisen administrieren, usw.)
- wesentlicher Bestandteil ist die gegenseitige Vertretung aller Assistenzstellen im Präsidialbereich
- Veranstaltungen des Präsidiums vorbereiten und begleiten
- Protokolle führen, Vermerke und Berichte verfassen
- Erstellung von Präsentationen
- Websitepflege
- Administrative Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren
- Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen und Rechnungen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*-mann für Büromanagement oder vergleichbarer qualifizierender kaufmännischer Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens 3jährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen)
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der Assistenz von Leitungspositionen
- sehr gute MS-Office Kenntnisse (Word, Excel inkl. Excel-Funktionen, PowerPoint)
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1-Niveau)
- Grundkenntnisse in der Pflege von Internetseiten (Plone, Typo 3)
Persönliche Fähigkeiten:
- Fähigkeit zum selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
- Schnelle Auffassungsaufgabe, Flexibilität und Belastbarkeit mit Blick auf das Arbeitsaufkommen sowie Verantwortungsbewusstsein für das eigene Handeln
- zur Sicherstellung der Arbeitsaufträge aus dem Präsidium und gegenseitigen Vertretbarkeit der Assistenzen im Präsidium ist eine sehr hohe Teamfähigkeit und Verlässlichkeit unerlässlich
- Sie sind in der Lage, mit dem Druck von in der Regel vielen gleichzeitig aufkommenden Arbeitsaufträgen mit sehr hoher Dringlichkeit umzugehen, diese in geeigneter Weise zu priorisieren und im Sinne der Präsidiumsmitglieder zu bearbeiten.
- Das Themenspektrum im Präsidium und der Zugang zu vielen Informationen erfordert von Ihnen ein außerordentlich hohes Maß an Diskretion im Umgang mit vertraulichen und nichtöffentlichen Angelegenheiten
Wünschenswert sind:
- Büroerfahrungen im Hochschulbereich
Wir bieten:
- eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
- tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
- eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
- Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
- Jobticket für den ÖPNV
- eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
- einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
- zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
Kontakt
Dr. Solveig Randhahn
Leitung Stabsstelle Präsidialbereich
Christian-Albrechts-Universität zu Kiel
Tel. 0431 880 3010
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Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.