Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel
trägt durch Forschung, Lehre und Wissenstransfer zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit auf den Gebieten Gesundheit, Umwelt und Kultur im Wandel, Ernährung und Energie bei. So sichert sie den Frieden und erhält die Lebensgrundlage zukünftiger Generationen.
Das Dekanat der Medizinischen Fakultät der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht eine*n
Mitarbeiter*in für Veranstaltungsorganisation / Büromanagement
Einrichtung:
Dekanat der Medizinischen Fakultät
Arnold-Heller-Straße 3
24105 Kiel
Umfang:
29,025 Stunden (75%)
Vergütung:
bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L
(bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
Besetzungszeitraum:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
unbefristet
Bewerbungsfrist:
Ihre Aufgaben:
- Veranstaltungsorganisation und technische Durchführung
- Selbstständige organisatorische und technische Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen des Dekanats (Präsenz-, Online- und Hybridformate), einschließlich der Einrichtung, Betreuung und Nachbereitung der eingesetzten Veranstaltungs- und Medientechnik sowie Erstellung und Nutzung digitaler Abstimmungen
- Büro- und Organisationsmanagement
- Selbstständige Wahrnehmung der Büro- und Organisationsaufgaben des Geschäftsbereichs, einschließlich Terminkoordination, Materialbestellungen, Dokumentenmanagement, Erstellung und Pflege von Listen und Arbeitsunterlagen (u. a. mit Excel), Nutzung digitaler Tools, Versand zielgruppenspezifischer Rundmails und schriftlicher sowie mündlicher Korrespondenz, bei Bedarf auch in englischer Sprache
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*-mann für Büromanagement oder ein vergleichbarer kaufmännischer Abschluss; alternativ ein erster berufsqualifizierender Abschluss mit mindestens dreijähriger nachgewiesener Berufserfahrung im Bürobereich
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie Erfahrung im Umgang mit digitalen Veranstaltungs- und Kommunikationstools (z. B. Videokonferenzsysteme, Präsentationstechnik) und Affinität zu digitalen Arbeitsmitteln
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1-Niveau) sowie grundlegende Englischkenntnisse (mind. A2-Niveau) für die schriftliche und mündliche Korrespondenz
Persönliche Fähigkeiten:
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsgeschick
- Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten in der internen und externen Kommunikation
- Serviceorientierung, Eigeninitiative und Belastbarkeit, auch bei arbeitsintensiven Phasen und gelegentlichen Abendterminen im Rahmen von Veranstaltungen
Wünschenswert sind:
- einschlägiger Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement oder in der Büro- bzw. Sekretariatsarbeit, idealerweise im Hochschulkontext
Wir bieten:
- eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
- tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
- eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
- Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
- Jobticket für den ÖPNV
- eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
- einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
- zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
Kontakt
Dr. Natalie Baier
Tel. 0431/50014426
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Portal.
Bewerbungen auf anderem Wege können leider nicht berücksichtigt werden.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Mehr zu unseren Werten können Sie in unserem Verhaltenskodex lesen.
Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Bei Vollzeitstellen ist Teilzeit grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.