Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel
trägt durch Forschung, Lehre und Wissenstransfer zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit auf den Gebieten Gesundheit, Umwelt und Kultur im Wandel, Ernährung und Energie bei. So sichert sie den Frieden und erhält die Lebensgrundlage zukünftiger Generationen.
Das Germanistische Seminar der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht eine*n
Mitarbeiter*in im Büromanagement (Leitung des Geschäftszimmers)
Einrichtung:
Germanistisches Seminar
Leibnizstr. 8
24118 Kiel
Umfang:
38,70 Stunden (100%)
Vergütung:
bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L
(bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
Besetzungszeitraum:
01.05.2026
unbefristet
Bewerbungsfrist:
Ihre Aufgaben:
- Organisatorische Unterstützung von Forschung, Lehre und Prüfungen
- Organisation und Sicherstellung der Dienst- und Verwaltungsabläufe am
- Germanistischen Seminar (u. a. Terminkoordination, eigenständige Korrespondenz und Telefonate)
- Personalverwaltung bzw. vorbereitende Tätigkeiten zu Personaleinstellungen (Mitarbeiter*innen, Hilfskräfte, Tutor*innen)
- Bedienung universitärer Datenbanksystemen (z.B. OLAT, UnivIS, QIS, LVVO)
- Führen der Urlaubs- und Krankheitsdatei, Schlüsselausgabe
- Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Veranstaltungen am Germanistischen Seminar
- Haushaltsführung einschließlich der Drittmittelverwaltung und des Bestellund Rechnungswesens (u.a. mit MachWeb)
- Etatüberwachung
- Bearbeitung von Rechnungen, Dienstreiseanträgen (Wintrip) und - abrechnungen; Anfertigung von unterschriftsreifen Auszahlungsanordnungen sowie Inventarisierungen
- Ansprechpartner*in für Institutsmitarbeiter*innen, Studierende und Extern
Ihr Profil:
- Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens eine dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat an einer Universität (in letzterem Fall muss das Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen)
- Sehr gute Kenntnisse und praktische Erfahrungen im digitalen Büromanagement
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Niveau C2)
- Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau A2)
Persönliche Fähigkeiten:
- Bereitschaft und Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten, strukturierte Arbeitsweise, sehr gutes Organisationstalent, Souveränität in arbeitsintensiven Phasen, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Flexibilität, Belastbarkeit und Teamfähigkeit
- Sicherheit im Umgang mit PC und Internet sowie Bereitschaft, sich in universitäre Software-Programme einzuarbeiten
Wünschenswert sind:
- Erfahrung in der eigenständigen Organisation eines Sekretariats/ Geschäftszimmers
- Kenntnisse der Verwaltungs- und Organisationsstrukturen einer Universität
Wir bieten:
- eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
- tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
- eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
- Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
- Jobticket für den ÖPNV
- eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
- einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
- zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
Kontakt
Prof. Dr. Inger Petersen
Tel. 0431/880- 1645
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Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Mehr zu unseren Werten können Sie in unserem Verhaltenskodex lesen.
Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Bei Vollzeitstellen ist Teilzeit grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.