Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel
trägt durch Forschung, Lehre und Wissenstransfer zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit auf den Gebieten Gesundheit, Umwelt und Kultur im Wandel, Ernährung und Energie bei. So sichert sie den Frieden und erhält die Lebensgrundlage zukünftiger Generationen.
Das Botanische Institut der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht eine*n
Mitarbeiter*in im Büromanagement
Einrichtung:
Botanisches Institut
Am Botanischen Garten 1-9
24118 Kiel
Umfang:
19,35 Stunden (50%)
Vergütung:
bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L
(bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
Besetzungszeitraum:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
unbefristet
Bewerbungsfrist:
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie die Bearbeitung der Korrespondenz, Telefondienst, Beschaffung von Büromaterial und -geräten, Unterstützung bei Schlüsselverwaltung, Organisation von Raumrenovierungen und Lehrraumbuchungen, Beschaffung von Büromobiliar sowie Postverteilung im Institut
- Verwaltung von Landesmitteln des Botanischen Instituts und des Botanischen Gartens sowie Drittmittelbewirtschaftung: Mittelanforderung und -abrechnung, Auszahlungsanordnungen und Inventarisierung, Mitwirkung an Dienstreisegenehmigungen und Reisekostenabrechnungen sowie bei Beschaffungsanträgen; Landes- und Drittmittelüberwachung sowie die Überwachung der Gerätemittel des Instituts
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten, u.a. Unterstützung bei Auswahlverfahren, Einstellungen, Gestattungsverträgen und Verlängerungen, Überwachung der Befristungen, Führung der Personalsachakten und des Telefonverzeichnisses, Bearbeitung von Arbeitszeitkonten, Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
- Mitwirkung an der Organisation von Tagungen, Workshops, Betriebsausflügen usw. sowie bei der Organisation des Botanischen Kolloquiums und der Vorbereitung der Direktoriumssitzungen
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*-mann für Büromanagement oder vergleichbarer qualifizierender kaufmännischer Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens 3jährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen)
- gute Kenntnisse in Bestell-, Rechnungs-, Buchungs- und Beschaffungswesen
- gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, vergleichbar mit dem Niveau C1 des Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (ein Nachweis ist nicht erforderlich)
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, vergleichbar mit dem Niveau B1 des Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (ein Nachweis ist nicht erforderlich)
Persönliche Fähigkeiten:
- Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
- Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Flexibilität
- Fokussiertes sowie detail- und problemlösungsorientiertes Arbeiten
- Flexibilität und eine sehr sorgfältige, strukturierte und kooperative Arbeitsweise
- kommunikativ mit einem ausgeprägten Sinn für Serviceorientierung sowie organisatorisches Geschick.
Wünschenswert sind:
- praktische Erfahrungen im Umgang mit EDV-gestützter Büroorganisation, insbesondere gängige MS Office-Anwendungen, Mach Web, UnivIS sowie mit Mail-Programmen
- Kenntnisse in TVL und WissZeitVG
- Kenntnisse im Bereich von universitärem Finanzmanagement und Steuern, des Inventarisierungswesens sowie der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
Wir bieten:
- eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
- tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
- eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
- Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
- Jobticket für den ÖPNV
- eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
- einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
- zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
Kontakt
Frau Dr. Dorothee Langel
Tel. 0431/880-4300
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Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Mehr zu unseren Werten können Sie in unserem Verhaltenskodex lesen.
Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Bei Vollzeitstellen ist Teilzeit grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.