Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel
trägt durch Forschung, Lehre und Wissenstransfer zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit auf den Gebieten Gesundheit, Umwelt und Kultur im Wandel, Ernährung und Energie bei. So sichert sie den Frieden und erhält die Lebensgrundlage zukünftiger Generationen.
Das Institut für Statistik und Ökonometrie der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht zum 01.11.2026 eine*n
Mitarbeiter*in im Büromanagement
Einrichtung:
Institut für Statistik und Ökonometrie
Wilhelm-Seelig-Platz 6/7
24118 Kiel
Umfang:
38,7 Stunden (100%)
Vergütung:
bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L
(bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
Besetzungszeitraum:
01.11.2026
unbefristet
Bewerbungsfrist:
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, administrative Unterstützung von Forschung, Lehre und Transfer
- Organisatorische Unterstützung von Veranstaltungen (z.B. Vorlesungen, Übungen, Seminare, Workshops, Summer Schools), Raumbuchungen, Prüfungsadministration, Pflege der entsprechenden Datensysteme
- Regelmäßige Pflege des Webauftritts
- Unterstützung bei der Mittel- und Drittmittelverwaltung, z.B. Budgetüberwachung, Vorbereitung von Beschaffungsanträgen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen, Anfertigung von unterschriftsreifen Auszahlungsanordnungen, Inventarisierungen, Reiseorganisation und Dienstreiseabrechnungen, haushaltstechnische Abwicklung von Drittmittelprojekten
- Unterstützung bei der Personalverwaltung, z.B. Stellenausschreibungen, Einstellungen und Verlängerungen, Urlaubskartei, Krankmeldungen
- Bedienung universitärer Datensysteme wie z.B. MachWeb, UnivIS, WinTrip, QIS, d3 und OLAT
- Ansprechpartner*in für Studierende und Mitarbeitende des Instituts für Statistik und Ökonometrie sowie für die Universitätsverwaltung und Externe
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens eine dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat an einer Universität (in letzterem Fall muss das Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen)
- Sehr gute Kenntnisse und praktische Erfahrungen im digitalen Büromanagement
- Sicherheit im Umgang mit EDV, PC, Email und Internet sowie Bereitschaft, sich in universitäre Software-Programme einzuarbeiten
- sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens auf Niveau C2)
Persönliche Fähigkeiten:
- Bereitschaft und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent, Souveränität in arbeitsintensiven Phasen, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Flexibilität, Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit
- Freundliches, serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit Studierenden, Beschäftigten und Externen
Wünschenswert sind:
- Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung
- Erfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich einer Hochschule oder Forschungseinrichtung
- gute Englischkenntnisse (mind. auf Niveau B1)
Wir bieten:
- eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
- tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
- eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
- Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
- Jobticket für den ÖPNV
- eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
- einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
- zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
Kontakt
Prof. Dr. Kai Carstensen
Tel. 0431/880-1423
Angelika Reinmüller
Tel. 0431/880-2166
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Portal.
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Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Mehr zu unseren Werten können Sie in unserem Verhaltenskodex lesen.
Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Bei Vollzeitstellen ist Teilzeit grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.